Remote Arbeiten als Konstruktionsbüro - Ein Erfahrungsbericht
20.07.2021 - Max Hoehle
Homeoffice hat durch Corona einen Schub sondergleichen erlebt. Vorher war die Beliebtheit eher einseitig bei den Arbeitnehmern/innen zu Verorten. Durch die Pandemie wurde Homeoffice aber zu einer schieren Notwendigkeit, um einen Betrieb am Laufen zu halten. Ein Konstruktionsbüro ist hier in der privilegierten Situation, bildschirmbasierte Arbeiten in die vier Wände der Mitarbeiter/innen verlagern zu können. Nach einem Jahr ist es nun Zeit für eine Bilanz.
Unser Konzept für erfolgreiches Homeoffice
Mit dem 01.07.2021 endete das Home-Office für viele Berufstätige und in Franken würde man sagen, "...jetzt geht es wieder in die Arbeit". Für viele mit Sicherheit eine willkommene Abwechslung, um endlich befreundete Arbeitskollegen/innen wieder zu sehen. Allerdings haben sich viele, auch unserer Mitarbeiter/innen, an den Arbeitsalltag zu Hause gewöhnt und sind sehr zufrieden, Tätigkeiten im eigenen Büro zu erledigen. Die Vergangenheit hat also gezeigt, Home-Office hat definitiv seine Vorteile und findet immer mehr Akzeptanz in den Unternehmen. Für die Zukunft, haben wir uns Gedanken gemacht, wie ein möglicher Strukturplan für ein erfolgreich umgesetztes Home-Office, im Konstruktionsbereich, aussehen könnte.
Schon mit beginn der Corona Pandemie haben wir im Team als Konstruktionsbüro beschlossen, einen Strukturrahmen festzulegen, der uns dabei helfen soll, die Projektziele im Auge zu behalten und den sozialen Austausch innerhalb des Teams nicht zu vernachlässigen. Wie ein solcher Strukturplan aussehen könnte, zeigt Ihnen die folgende Liste:
1. Begrüßungsmail durch den Projektleiter/in bzw. Vorgesetzten/in
Die Begrüßungsmail soll neben den Inhalten zu den beruflichen Themen, vorallem auch die Beziehung zwischen Mitarbeiter/innen und Vorgesetzen/innen stärken. Ein guter Vorgesetzter interessiert sich nicht nur für die Arbeit des Mitarbeiters, sondern auch für die persönlichen Interessen, oder Probleme des Mitarbeiters. Der enge Austausch führt zu einem offeneren Gesprächsklima und Probleme können schnell und einfach aus dem Weg geräumt werden.
2. Regelmäßiges Jour fixe zum festgelegten Zeitpunkt
Das tägliche Jour fixe kann per Videokonferenz stattfinden. Wir als Team haben gemeinsam abgestimmt und 10:00 Uhr morgens für einen guten Zeitpunkt empfunden. Bei uns dauern die Konferenzen selten länger als 15 Minuten, dies ist allerdings auch stark von der Teamgröße und den Arbeitsinhalten abhängig.
3. Wöchentliche Projektbesprechung
Bei den wöchentlichen Besprechungen hilft es sehr einer Agenda zu folgen, die vorher vom Verantwortlichen an die Teilnehmer/innen gesendet wurde. Sie hilft dabei den zeitlichen Rahmen der Projektbesprechung nicht aus den Augen zu verlieren und die Mitarbeiter/innen können sich vorab Gedanken zu gewissen Schwerpunktthemen machen. Auch für die nachfolgende Dokumentation hilft die Agenda, da sie die wesentlichen Gesprächsinhalte dokumentiert und zeitlich befristet.
4. Wöchentliche Feedbackgespräche im Projektteam
Bei Bedarf sollte jede(r) Mitarbeiter/in seine(n) Vorgesetzten/in nach einem Feedbackgespräch fragen dürfen. Besonders in arbeitsreichen Phasen, kann es zu kleineren Unstimmigkeiten innerhalb des Teams kommen. Hier hilft wieder ein offenes Kommunikationsklima. Feedbackgespräche gehören außerdem an das Ende eines jeden Projekts. Für uns im Konstruktionsbüro sind die Gespräche nach Projektabschluss von großem Vorteil, da das gesamte Projekt nochmal kurz reflektiert wird und somit Verbesserungspotentiale direkt in das nächste Projekt. mitgenommen werden können.
Kommunikation - Der Schlüsselfaktor für ein funktionierendes Homeoffice
Unsere Erfahrungen: Für uns ist der enge Austausch im Team ein zentraler Gegenstand unserer Arbeit und ein wesentlicher Erfolgsfaktor unseres Unternehmens. Bei uns haben alle Mitarbeiter/innen das Recht, ihre Meinung offen und ehrlich zu kommunizieren. Ein(e) gute(r) Arbeitgeber/in sollte insbesondere in einem solchen Umstellungsprozess ein offenes Ohr für seine Mitarbeiter/innen haben. Kritik sollte erwünscht und gewürdigt werden und keinesfalls negative Konsequenzen nach sich ziehen. Ein essentielles Stichwort an dieser Stelle ist also die Motivation der Mitarbeiter/innen und die damit einhergehende intrinsische Motivation zu fördern und stets zu kontrollieren. Dafür gibt es genügend Mittel, die über eine einfache Erhöhung des Gehalts hinausreichen und durchaus wirkungsvoller sein können.
Bequem, aber auch verführerisch
Die Idee, Bildschirmtätigkeiten nach Hause zu verlegen, ist naheliegend. Die Versorgung mit der Infrastruktur sollte kein Unternehmen vor größere Probleme stellen. Ein leistungsstarker Laptop, ein vernünftiger Internetanschluss - mehr braucht es eigentlich nicht. Viele Ingenieure arbeiten mit lizensierter Software. Ein erfolgreicher Umstieg auf das remote Arbeiten muss also sicherstellen, dass alle Mitarbeiter nach wie vor, mit den Softwareprodukten arbeiten können.
Wir müssen uns nichts vormachen, in jedem Unternehmen gibt es auch mal ein schwarzes Schaf, welches Anfangs in die faulenzer Falle tappt und am Ende merkt, dass die Deadline kurz bevorsteht. Beim Großteil der Home-Office-Worker war jedoch das Gegenteil der Fall: Die Produktivität ist gestiegen, und das nicht zu knapp. Manche Unternehmen berichten von einer Leistungssteigerung um bis zu 16 %!
Unsere Erfahrungen unterstützen diese Beobachtungen. Auch für uns kam mit der Pandemie eine deutliche Umstellung mit vielen Fragezeichen. Hier waren unsere agile Unternehmensstruktur, der enge, direkte Kontakt zu Vorgesetzten/in und das offene Gesprächsklima im Team, wesentliche Treiber um diese Hürden aus dem Weg zu räumen. Sicherlich bedarf es einer gewissen Anlaufzeit, in der die Produktivität wahrscheinlich unterhalb des normalen Büroalltags lag, allerdings hat die Umstellung auf mobiles Arbeiten bei uns sehr gut und schnell funktioniert. Am Ende hatten wir eine Anlaufzeit von ca. 3 Wochen bis sich die Prozesse gefestigt und die Mitarbeiter/innen an die neue Arbeitssituation gewöhnt hatten. Jetzt befinden wir uns auf einem noch besseren Produktivitätsniveau als vor der Corona-Krise.
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